Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan benar merupakan keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Apalagi di era digital ini, telepon masih menjadi salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan. Namun, seringkali kita menghadapi kesulitan dalam berkomunikasi melalui telepon, terutama jika tidak memiliki panduan yang tepat.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara berkomunikasi bertelepon dengan baik dan benar. Mulai dari persiapan sebelum melakukan panggilan telepon, teknik berkomunikasi yang efektif, hingga etika dan tata cara yang harus diikuti saat berbicara melalui telepon.
Persiapan Sebelum Panggilan Telepon
Sebelum melakukan panggilan telepon, ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan agar komunikasi berjalan dengan lancar. Persiapan yang matang akan membantu Anda menghindari kebingungan dan memberikan kesan yang baik pada lawan bicara Anda. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:
Menyusun Daftar Pertanyaan atau Topik
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyusun daftar pertanyaan atau topik yang ingin Anda bahas selama percakapan. Menyusun daftar ini akan membantu Anda tetap terorganisir dan tidak kehilangan arah pembicaraan saat berkomunikasi melalui telepon. Pastikan daftar ini mencakup semua hal yang ingin Anda sampaikan agar tidak ada yang terlewatkan.
Mencatat Informasi Penting
Selain menyusun daftar pertanyaan atau topik, penting juga untuk mencatat informasi penting yang mungkin perlu diingat selama percakapan. Misalnya, nomor telepon penting, alamat, atau catatan khusus yang ingin Anda sampaikan. Dengan mencatat informasi ini, Anda akan lebih siap saat berbicara melalui telepon dan tidak perlu mencari-cari informasi saat sedang berbicara.
Mencari Tempat yang Tenang
Saat melakukan panggilan telepon, pastikan Anda berada di tempat yang tenang dan bebas gangguan. Cari lingkungan yang hening dan minim kebisingan agar Anda dapat fokus pada percakapan. Hindari tempat dengan suara latar belakang yang bising atau lingkungan yang mengganggu konsentrasi. Dengan berada di tempat yang tenang, Anda dapat berkomunikasi dengan lebih baik dan tidak terganggu oleh suara-suara yang mengganggu.
Summary: Persiapan sebelum panggilan telepon melibatkan menyusun daftar pertanyaan atau topik, mencatat informasi penting, dan mencari tempat yang tenang dan bebas gangguan.
Mengenal Jenis Panggilan Telepon
Tidak semua panggilan telepon memiliki tujuan yang sama. Mengenal jenis panggilan yang akan Anda lakukan akan membantu Anda dalam menyesuaikan bahasa dan gaya berkomunikasi yang tepat. Berikut adalah beberapa jenis panggilan telepon yang umum:
Panggilan Pribadi
Panggilan pribadi adalah panggilan telepon yang dilakukan untuk keperluan pribadi, seperti menghubungi teman, keluarga, atau orang terdekat. Dalam panggilan pribadi, Anda bisa menggunakan bahasa yang lebih santai dan informal. Anda dapat berbicara dengan lebih bebas dan menggunakan bahasa yang lebih akrab dengan lawan bicara Anda.
Panggilan Bisnis
Panggilan bisnis adalah panggilan telepon yang dilakukan untuk keperluan bisnis, seperti berbicara dengan rekan kerja, klien, atau mitra bisnis. Dalam panggilan bisnis, Anda perlu menggunakan bahasa yang lebih formal dan profesional. Pastikan untuk memperhatikan etika bisnis dan menjaga tingkat keformalan yang sesuai dengan lingkungan bisnis Anda.
Panggilan Resmi
Panggilan resmi adalah panggilan telepon yang dilakukan untuk keperluan resmi, seperti berbicara dengan pejabat pemerintah, lembaga, atau institusi. Dalam panggilan resmi, Anda perlu menggunakan bahasa yang sangat formal dan hormat. Pastikan untuk mengikuti protokol dan tata cara yang berlaku dalam panggilan resmi.
Summary: Mengenal jenis panggilan telepon membantu Anda dalam menyesuaikan bahasa dan gaya berkomunikasi yang tepat.
Memperkenalkan Diri dengan Jelas
Setiap kali Anda melakukan panggilan telepon, penting untuk memperkenalkan diri dengan jelas. Langkah ini akan membantu lawan bicara Anda memahami siapa Anda dan apa yang ingin Anda sampaikan. Berikut adalah beberapa tips untuk memperkenalkan diri dengan jelas:
Sebutkan Nama Dengan Tegas
Saat memperkenalkan diri, pastikan Anda menyebutkan nama Anda dengan tegas dan jelas. Bicaralah dengan jelas dan pastikan lawan bicara Anda dapat mengerti nama Anda dengan baik. Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat saat menyebutkan nama Anda.
Sampaikan Tujuan Panggilan Secara Singkat
Selain menyebutkan nama, pastikan juga untuk menyampaikan tujuan panggilan Anda secara singkat. Jelaskan dengan jelas apa yang ingin Anda sampaikan atau apa yang ingin Anda diskusikan. Ini akan membantu lawan bicara Anda memahami konteks pembicaraan dan lebih siap dalam menjawab pertanyaan atau topik yang akan dibahas.
Berikan Informasi Kontak Jika Diperlukan
Jika diperlukan, berikan informasi kontak Anda kepada lawan bicara. Misalnya, jika Anda menghubungi seseorang untuk pertemuan berikutnya, pastikan untuk memberikan informasi kontak Anda seperti nomor telepon atau alamat email. Ini akan memudahkan lawan bicara Anda dalam menghubungi Anda di masa mendatang.
Summary: Memperkenalkan diri dengan jelas melibatkan menyebutkan nama dengan tegas, menyampaikan tujuan panggilan secara singkat, dan memberikan informasi kontak jika diperlukan.
Mendengarkan dengan Aktif
Dalam berkomunikasi melalui telepon, mendengarkan dengan aktif sangat penting. Mendengarkan dengan aktif berarti memberikan perhatian penuh pada lawan bicara Anda dan berusaha memahami apa yang sedang mereka sampaikan. Berikut adalah beberapa tips untuk mendengarkan dengan aktif:
Berikan Perhatian Penuh
Saat berbicara melalui telepon, hindari gangguan dan berikan perhatian penuh pada lawan bicara Anda. Matikan perangkat lain yang dapat mengganggu konsentrasi Anda, seperti televisi atau radio. Fokuskan pikiran Anda pada percakapan dan jangan biarkan pikiran Anda melayang ke hal-hal lain yang tidak relevan dengan percakapan.
Usahakan Memahami
Berusaha untuk memahami apa yang sedang lawan bicara Anda sampaikan. Jangan hanya mendengarkan secara pasif, tetapi juga berusaha untuk memahami pesan yang ingin disampaikan. Jika ada hal yang tidak jelas, jangan ragu untuk bertanya atau meminta klarifikasi. Ini akan memastikan bahwa Anda benar-benar memahami apa yang sedang dibicarakan.
Jangan Memotong Pembicaraan
Hindari kebiasaan memotong pembicaraan lawan bicara Anda. Biarkan mereka menyelesaikan pikiran atau kalimat mereka sebelum Anda memberikan tanggapan. Jangan terburu-buru dalam memberikan respons atau interupsi, karena hal ini dapat mengganggu alur percakapan dan mengurangi efektivitas komunikasi.
Summary: Mendengarkan dengan aktif melibatkan memberikan perhatian penuh, berusaha memahami, dan tidak memotong pembicaraan lawan bicara.
M
Menggunakan Bahasa yang Sopan
Etika berkomunikasi melalui telepon juga sangat penting. Menggunakan bahasa yang sopan dan ramah akan membantu menciptakan hubungan yang baik dengan lawan bicara Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan bahasa yang sopan saat berkomunikasi melalui telepon:
Hindari Menggunakan Kata-kata Kasar atau Tidak Pantas
Saat berkomunikasi melalui telepon, hindari menggunakan kata-kata kasar atau tidak pantas. Gunakan bahasa yang santun, sopan, dan sesuai dengan konteks percakapan. Jaga sikap hormat dan hindari menggunakan kata-kata yang dapat menyinggung atau menyakiti perasaan lawan bicara Anda.
Jaga Nada Suara yang Tenang dan Ramah
Nada suara Anda juga dapat mempengaruhi kesan yang Anda berikan pada lawan bicara. Jaga agar nada suara Anda tenang, ramah, dan sopan. Hindari mengangkat suara atau menggunakan nada yang kasar. Dengan menjaga nada suara yang baik, Anda akan menciptakan suasana yang nyaman dan menyenangkan selama percakapan.
Menciptakan Suasana yang Menyenangkan
Selain menggunakan bahasa yang sopan, Anda juga dapat menciptakan suasana yang menyenangkan selama percakapan. Gunakan humor yang sesuai dan jangan ragu untuk menunjukkan keceriaan dalam suara Anda. Ini akan membantu meringankan suasana dan membuat percakapan menjadi lebih menyenangkan bagi kedua belah pihak.
Summary: Menggunakan bahasa yang sopan melibatkan penghindaran kata-kata kasar, menjaga nada suara yang tenang dan ramah, serta menciptakan suasana yang menyenangkan selama percakapan.
Memahami Isyarat Suara
Ketika berkomunikasi melalui telepon, kita tidak bisa melihat ekspresi wajah lawan bicara. Oleh karena itu, penting untuk memahami isyarat suara yang dapat memberikan petunjuk tentang perasaan atau emosi yang sedang dialami oleh lawan bicara. Berikut adalah beberapa isyarat suara yang perlu Anda perhatikan:
Intonasi
Perhatikan intonasi suara lawan bicara Anda. Intonasi suara dapat memberikan petunjuk tentang perasaan atau emosi yang sedang dialami oleh lawan bicara. Misalnya, suara yang terdengar gembira atau bersemangat menunjukkan kegembiraan atau antusiasme, sedangkan suara yang terdengar datar atau murung mungkin menunjukkan kebosanan atau kesedihan.
Volume Suara
Perhatikan juga volume suara lawan bicara Anda. Volume suara yang tinggi mungkin menunjukkan kegembiraan atau kegerahan, sedangkan volume suara yang rendah mungkin menunjukkan kebosanan atau ketenangan. Dengan memperhatikan volume suara lawan bicara, Anda dapat menyesuaikan respons Anda dengan lebih baik.
Kecepatan Bicara
Kecepatan bicara lawan bicara Anda juga dapat memberikan petunjuk tentang perasaan atau emosi yang sedang dialami. Bicara yang cepat mungkin menunjukkan kegembiraan atau kecemasan, sedangkan bicara yang lambat mungkin menunjukkan ketenangan atau kebosanan. Perhatikan kecepatan bicara lawan bicara Anda untuk menyesuaikan respons Anda dengan lebih baik.
Summary: Memahami isyarat suara melibatkan perhatian terhadap intonasi, volume suara, dan kecepatan bicara lawan bicara untuk menyesuaikan respons dengan lebih baik.
Menghindari Gangguan dan Kesalahan Teknis
Saat berkomunikasi melalui telepon, penting untuk menghindari gangguan dan kesalahan teknis yang dapat mengganggu percakapan. Berikut adalah beberapa tips untuk menghindari gangguan dan kesalahan teknis:
Pastikan Sinyal Telepon yang Kuat
Sebelum melakukan panggilan telepon, pastikan Anda berada di daerah dengan sinyal telepon yang cukup kuat. Sinyal yang lemah dapat menyebabkan gangguan dalam percakapan, seperti suara yang pecah-pecah atau putus-putus. Jika sinyal telepon di tempat Anda kurang kuat, pindahlah ke tempat lain yang memiliki sinyal yang lebih baik.
Hindari Tempat dengan Kebisingan Tinggi
Saat melakukan panggilan telepon, pastikan Anda berada di tempat yang bebas dari kebisingan tinggi. Kebisingan latar belakang yang tinggi, seperti suara kendaraan atau keramaian, dapat mengganggu percakapan dan membuat sulit untuk mendengar dengan jelas. Cari lingkungan yang sepi dan tenang agar Anda dapat berkomunikasi dengan lebih baik.
Periksa Peralatan Teknis
Pastikan semua peralatan teknis yang digunakan, seperti headset atau speakerphone, berfungsi dengan baik sebelum melakukan panggilan telepon. Periksa koneksi dan pastikan tidak ada masalah teknis yang dapat mengganggu percakapan. Jika ada masalah dengan peralatan, segera perbaiki atau gantilah sebelum melakukan panggilan telepon.
Summary: Menghindari gangguan dan kesalahan teknis melibatkan memastikan sinyal telepon yang kuat, menghindari tempat dengan kebisingan tinggi, dan memeriksa peralatan teknis sebelum melakukan panggilan telepon.
Menyampaikan Pesan dengan Jelas dan Padat
Saat berbicara melalui telepon, penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan padat. Berikut adalah beberapa tips untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan padat:
Gunakan Kalimat yang Singkat dan Sederhana
Gunakan kalimat yang singkat, sederhana, dan langsung pada intinya. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu rumit atau berbelit-belit. Kalimat yang singkat dan sederhana akan memudahkan lawan bicara Anda dalam memahami apa yang ingin Anda sampaikan.
Fokus pada Pokok Pembicaraan
Saat menyampaikan pesan, fokus pada pokok pembicaraan dan hindari penyimpangan. Jangan terlalu banyak menyampaikan informasi yang tidak relevan atau terlalu banyak bercerita. Sampaikan pesan Anda secara langsung dan jelas agar lawan bicara Anda dapat dengan mudah memahami apa yang ingin Anda sampaikan.
Gunakan Contoh atau Ilustrasi Jika Diperlukan
Jika ada konsep atau informasi yang sulit dipahami, Anda dapat menggunakan contoh atau ilustrasi untuk menjelaskannya dengan lebih baik. Contoh atau ilustrasi akan membantu membuat pesan Anda lebih jelas dan lebih mudah dipahami oleh lawan bicara Anda.
Summary: Menyampaikan pesan dengan jelas dan padat melibatkan penggunaan kalimat yang singkat dan sederhana, fokus pada pokok pembicaraan, dan penggunaan contoh atau ilustrasi jika diperlukan.
Mengakhiri Panggilan dengan Sopan
Saat akan mengakhiri panggilan telepon, pastikan untuk melakukannya dengan sopan. Mengakhiri panggilan dengan sopan akan memberikan kesan yang baik pada lawan bicara Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk mengakhiri panggilan dengan sopan:
Ucapkan Terima Kasih
Saat akan mengakhiri panggilan, ucapkan terima kasih kepada lawan bicara Anda. Sampaikan rasa terima kasih Anda atas waktu dan perhatian yang diberikan oleh lawan bicara Anda selama percakapan. Hal ini akan menunjukkan sikap penghargaan Anda terhadap lawan bicara Anda.
Pastikan Tidak Ada yang Terlewatkan
Sebelum benar-benar mengakhiri panggilan, pastikan tidak ada pertanyaan atau hal penting yang terlewatkan. Jika ada halyang masih perlu didiskusikan atau ditanggapi, pastikan untuk menyelesaikannya sebelum mengakhiri panggilan. Hal ini akan memastikan bahwa semua hal yang perlu dibahas telah ditangani dengan baik.
Membuat Catatan Jika Diperlukan
Jika ada informasi penting yang perlu diingat atau catatan yang perlu dibuat setelah panggilan, luangkan waktu untuk membuat catatan tersebut. Catatan ini dapat berupa rangkuman dari percakapan atau informasi yang perlu diikuti di masa depan. Dengan membuat catatan, Anda akan lebih siap dan terorganisir untuk melanjutkan interaksi selanjutnya dengan lawan bicara Anda.
Summary: Mengakhiri panggilan dengan sopan melibatkan mengucapkan terima kasih, memastikan tidak ada yang terlewatkan, dan membuat catatan jika diperlukan.
Melakukan Evaluasi dan Peningkatan
Setelah melakukan panggilan telepon, lakukan evaluasi terhadap komunikasi yang telah dilakukan. Tinjau apakah ada hal yang bisa ditingkatkan, baik dari segi teknis maupun kemampuan berkomunikasi Anda sendiri. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk melakukan evaluasi dan peningkatan:
Tinjau Komunikasi yang Dilakukan
Tinjau kembali percakapan yang telah dilakukan. Perhatikan apakah ada hal-hal yang dapat ditingkatkan, seperti penggunaan bahasa yang lebih sopan, penyampaian pesan yang lebih jelas, atau penghindaran gangguan dan kesalahan teknis. Identifikasi area-area di mana Anda dapat melakukan perbaikan untuk panggilan telepon berikutnya.
Identifikasi Hal yang Perlu Ditingkatkan
Setelah meninjau komunikasi yang dilakukan, identifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan. Misalnya, mungkin Anda perlu meningkatkan keterampilan mendengarkan atau penggunaan bahasa yang lebih efektif. Buat daftar hal-hal yang perlu ditingkatkan dan buat rencana untuk mengembangkan keterampilan tersebut.
Jadikan Kesalahan Sebagai Pembelajaran
Jangan takut untuk mengakui kesalahan yang Anda buat selama panggilan telepon. Jadikan kesalahan sebagai pembelajaran untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi Anda. Pikirkan apa yang dapat Anda pelajari dari kesalahan tersebut dan bagaimana Anda dapat menghindarinya di masa mendatang.
Summary: Melakukan evaluasi dan peningkatan melibatkan tinjauan terhadap komunikasi yang dilakukan, identifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan, dan menjadikan kesalahan sebagai pembelajaran.
Dalam artikel ini, kami telah membahas cara berkomunikasi bertelepon dengan baik dan benar mulai dari persiapan sebelum panggilan, teknik berkomunikasi yang efektif, hingga etika dan tata cara yang harus diikuti. Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan Anda dapat meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui telepon dan mencapai hasil yang lebih baik dalam setiap percakapan. Selamat mencoba!